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Spenden

Spenden, sowohl Sach- wie Geldspenden, sind heute fester Bestandteil bei der Anschaffung bzw. Finanzierung neuer Medien, neuer Hardware ggf. auch von Einrichtungsgegenständen. Spenden von Privatpersonen, Firmen oder auch Institutionen und Verbänden erfolgen entweder direkt oder aber über einen Förderverein der Schule. Denkbar ist auch die Unterstützung durch einen Förderverein der Bibliothek.
Dabei bestehen folgende Möglichkeiten:

  1. Der Förderverein ist als e.V. (eingetragener Verein) eine selbständige Rechtsperson und arbeitet nach den in der Vereinssatzung vorgeschriebenen Zielen, worunter entweder die teilweise (Förderverein der Schule) oder die ausschließliche Förderung und Unterstützung der Bibliothek (Förderverein der Bibliothek) fällt. In beiden Fällen trifft die Entscheidung über die Verwendung der Mittel ausschließlich der Vereinsvorstand nach Rücksprache mit der Bibliotheksleitung. In der Regel handelt es sich um die Zuwendung von Sachmitteln. Die Bibliothek ist Empfängerin und lediglich verpflichtet, die gespendeten Sachmittel zu inventarisieren. Eine Veranschlagung im Haushaltsplan ist nicht notwendig.
  2. Haushaltsrechtlich ergibt sich eine andere Situation, wenn Privatpersonen oder Firmen der Bibliothek resp. der Schule für die Bibliothek direkt Geldspenden zukommen lassen. Diese müssen im HHPl der Schule verbucht werden. Ein- und Ausgaben laufen über die öffentlichen Kassen. Voraussetzung dafür ist (und unabdingbar für die Bibliothek) die Einrichtung einer eigenen Haushaltsstelle jeweils auf der Einnahmen- wie der Ausgabenseite. Beide Haushaltsstellen sind jeweils mit dem Haushaltsvermerk UD (unecht deckungsfähig) zu versehen, wobei der Ansatz jeweils „O“ (Null) ist, denn der Haushaltsvermerk UD beinhaltet inhaltlich: Mehreinnahmen auf der Haushaltsstelle X berechtigen zu Mehrausgaben auf der HHSt Y. Nur so ist gewährleistet, dass alle eingegangenen Spendenmittel ausschließlich der Schule resp. der Bibliothek zugute kommen und nicht an die Stadtkasse abgeführt werden müssen.
Verwaltungshaushalt Gymnasium - Beispiel für Spendenverbuchung

Erläuterung der haushaltsrechtlichen Verbuchung von Spendengeldern

Die eingegangenen Spendengelder werden auf der HHSt 178100 (Spenden vom übrigen Bereich) zwar verbucht nicht aber in der vermuteten Höhe ausgewiesen. Sie können auf der HHSt 638000 (Verwendung von Spenden) in gleicher Höhe wieder ausgegeben werden, wenn eine Verknüpfung durch den HHSt-Vermerk UD hergestellt wurde. Die Höhe der eingegangenen und ausgegebenen Mittel ist im Rechnungsergebnis des vorletzten Jahres ersichtlich. So kann den Spendern gegenüber nachgewiesen werden, dass die gespendeten Mittel direkt der Bibliothek zugute gekommen sind.

Spendenbescheinigungen
Für Spenden sollten Spendenbescheinigungen ausgestellt werden. Solche können nur Fördervereine u.U. auch Schulen ausstellen, nicht aber Schulbibliotheken selber. Voraussetzung dafür ist die vom Finanzamt Körperschaften anerkannte allgemeine Gemeinnützigkeit. Das gleiche gilt auch für Sachspenden, sofern dem Finanzamt gegenüber der tatsächliche Wert der Sachspende einwandfrei nachgewiesen wird.

Zwischen Spenden und Sponsoring (siehe Sponsorengelder) besteht ein grundlegender Unterschied. Spenden liegt das Prinzip der Freiwilligkeit zugrunde. Es bedarf keinerlei Form einer Gegenleistung. Auch ist die steuerrechtliche Behandlung eine andere. Der gespendete Betrag verringert bei einem Unternehmen den Betrag des zu versteuernden Gewinns um den Spendenbetrag. Dadurch kommt eine Steuerersparnis zustande. Das gleiche gilt für das Einkommen bei Privatpersonen. Die Höhe der Abzugsfähigkeit ist allerdings begrenzt (zwei Promille der Summe der Umsätze). Auch für Privatpersonen ist die steuerbegünstigte Abzugsfähigkeit begrenzt.

Es empfiehlt sich, Spendengelder für die Bibliothek so ein zu werben, dass sie kontinuierlich fließen, um jährlich eine gesicherte Finanzierung zu erreichen. Eine Möglichkeit wäre, den Förderverein der Schule dazu zu veranlassen, in seiner Haushaltsplanung jährlich eine feste Summe für die Bibliothek einzustellen.

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